آموزش + نقش سیستم سازی در کسب و کار

در ابتدا می‌خواهیم تعریفی از نقش سیستم سازی در کسب و کار داشته باشیم.

هوشمندسازی کسب و کار به صورتی که نظارت در آن به کمترین حد خود برسد و به هدف نزدیکتر شود.

هدف از سیستم سازی این است که بدون نظارت و فرد مسئول کارها به خوبی پیش برود.

بسیاری از کتاب های مطرح درباره این موضوع به بحث و گفتگو نشسته اند، به عنوان مثال می‌توان کتاب آقای سم کارپنتر که به اسم Work The System را نام برد، که این کتاب یکی از پر تیتراژترین کتاب ها در زمینه کسب و کار می باشد.

اگر بخواهیم به عنوان مثال سیستم سازی را شرح دهیم، فکر کنید شما مدیر یک واحد هستید و برای چند روزی به مرخصی در خارج از شهر می‌روید، در آنجایی که مستقر هستید دسترسی به اینترنت و موبایل وجود ندارد.

حال مرخصی شما تمام شده و در حال برگشتن به محل کار و زندگی روزمره خود می‌باشید، فکر می‌کنید در صورت نبودن شما ایمیل ها، تماس ها و حتی وضعیت کارمندان شما به چه صورت است؟ جواب این سوال برای هرکس متفاوت است، یک مدیری در این شرایط می‌گوید من به آرامی با این شرایط به سفر خود ادامه می‌دهم و از آن لذت می‌برم و مدیر دیگر حساس و با استرس و ترس به سفر خود ادامه داده و از آن هیچ لذتی نمی‌برد.

طراحی وب سایت کلینیک پوست و مو زیبایی

سیستم سازی کسب و کار به شما کمک می‌کند تا با وجود مشکلات از پیش آمدها در صورت نبودتان آن را کنترل کنید.

در ادامه می خواهیم در باره این موضوع بیشتر بپردازیم:

یک سیستم کسب و کار از سه بخش تشکیل شده است:

1. نفر: شامل کارمندان، مدیران و کلیه نفراتی که در کسب و کار ما تاثیرگذار هستند.
2. اسناد: کلیه برنامه های راهبردی که کسب و کار شما را شرح می‌دهد.
3. ابزارها: کلیه ابزارهایی که در روند پیشرفت ما متاثر هستند.

دلایل ایجاد یک سیستم سازی کسب و کار موفق

1. سود بیشتر، کار کمتر
2. منعطف شدن حیطه مسئولیت‌ها در سازمان
3. برون سپاری برخی از فعالیت‌های سازمان
4. آزاد شدن فکر برای پیشرفت شرکت
5. حضور کمتر
6. خودکار سازی کارها
7. برندسازی آسان تر
8. کمتر شدن زیان مالی از روی اشتباهات و خطاهای انسانی
9. امکان توسعه آسان
10. تعامل بهتر برای زندگی شخصی
11. روشن شدن مسئولیت های سازمانی
12. ارزیابی و رفع ایرادات سازمانی

طراحی وب سایت تخصصی بیمارستان

اولین قدم برای سیستم سازی کسب و کار:

سیستم سازی یعنی استفاده از کلیه ابزارها و نفرات برای یک هدف مشخص، در نتیجه در این مقاله با افرادی که هدف مشخصی ندارند مخاطب ما نمی‌باشند.

شاید برایتان این سوال باشد که برای سیستم سازی لازم است برای مقطعی کسب و کار خود را تعطیل کنیم؟

خیر، نیازی به تعطیلی کسب و کار شما در حین سیستم سازی کسب و کار نمی‌باشد، باید به صورت تدریجی و آهسته تغییراتی در سیستم خود ایجاد کنید که نتیجه و هدف مشخص شده‌ای داشته باشد. این کار همانند این است که بخواهید که بازسازی یک خانه ای را انجام دهید، فقط باید بدانید که رعایت اصول و ایمنی را به همراه داشته باشید.

طراحی وب سایت تخصصی کلینیک دندانپزشکی

حال که بحث از اصول درسیستم سازی کسب و کارها شد، می خواهیم این موضوع را به صورت کامل شرح دهیم:

اصول در سیستم سازی کسب و کارها به پنج دسته تقسیم بندی می‌شود:

1. داشتن هدف مشخص در ابتدای کار
2. رعایت دستورالعمل ها
3. اعتقاد به سیستم سازی کسب و کار
4. تمرکز بر تیمی بودن نفرات
5. استفاده درست از ابزارها

هدف مشخص در ابتدای کار:

همانطور که در ابتدای مقاله به آن اشاره شد، داشتن یک هدف مشخص نیاز یک کسب و کار موفق می‌باشد، شما باید بدانید در چه زمانی و با استفاده از چه منابعی می‌خواهید به هدف خود برسید. داشتن هدف باعث می‌شود تا شما با یک دید آنچه که می خواهید به آن برسید را مجسم کنید و برای رسیدن به آن هدف تلاش مضاعفی داشته باشید.

طراحی وب سایت تخصصی آژانس هواپیمایی

رعایت دستورالعمل‌ها:

با توضیحاتی که در مقالات بالا شرح دادیم، تفکر درباره سیستم سازی کسب و کار را توضیح داده ایم. نوبت آن رسیده است که بتوانید دستورالعمل های در نظر گرفته شده را به صورت ترتیبی و گام به گام یادداشت نمایید که هدف از آن یک خروجی مشخص شده می‌باشد.

با استفاده از فرآیندهایی که برای خود تعریف کرده‌اید، برای هر کدام می توانید به صورت مجزا یک KPi تعریف کنید.

KPi چیست و چه کاربردی دارد؟

KPi یک روشی برای سنجش عملکرد نفرات، عملکرد کلی سازمان می باشد که مخفف کلمه Key Performance Indicator به معنی شاخص کلیدی عملکرد می‌باشد.

استفاده از شاخص KPi در تمامی سازمان‌ها استفاده می‌شود.

Kpi را می‌توان به 5 دسته بندی مختلف تقسیم بندی کرد:

1. ورودی: داده هایی که به صورت منابع صرف می‌شوند.
2. خروجی: محصول و یا خدمات نهایی
3. فرآیند: کیفیت فرآیند بر روی محصول تولید شده
4. نتایج: تاثیرات و نتیجه ای که بر روی آن ها تمرکز دارید
5. پروژه: رصد کردن وضعیت پروژه به صورت پیشرفت در عملکرد

حال سعی کردیم به صورت خلاصه شاخص کلیدی عملکرد را برایتان شرح دهیم، حال اگر شما یک کسب و کار اینترنتی دارید یک سری فرآیند به صورت تعریف شده به عنوان مثال: تولید محتوا، سئو، تبلیغات اینترنتی و ... وجود دارد.

پیشنهاد می دهیم برای کسب و کار خود یک سیستم درختی که به صورت نمودار می باشد را برای خود ترسیم کنید، که به اصطلاح به این عملکرد ترسیم Tree Diagram گفته میشود.

در این ترسیم بدنه درخت شما کسب و کار شما و شاخه ها و برگ ها به ترتیب فرآیندهای زیر مجموعه کسب و کار شما می‌باشند.

دید کلی در این ترسیم به شما کمک می‌کند تا کسب و کار خودتان به صورت یکجا مشاهده کنید و در تصمیم گیری‌ها و اولیت بندی استفاده نمایید.

برخی از عملکرد‌های به صورت ناخودآگاه در صاحبین کسب و کار ایجاد شده تا به صورت یکنواخت و قدیمی کارها را سریع و تکراری انجام دهند. حال اگر شما کارهای روتین و یکنواخت خود را به صورت آگاهانه و برنامه ریزی شده پیش ببرید هم به توسعه کسب و کار خود و هم به تقویت کار خود کمک بسزایی کرده‌اید. در این صورت شما به قسمتی از سیستم سازی کسب و کار وارد شده‌اید.

برای کلیه فرآیند هایی که حس می‌کنید به صورت تکراری و مهم هستند باید دستورالعمل هایی نوشته شود که در صورت نبودن شما سیستم به صورت خودکار به آن ها عمل کند.

اعتقاد به سیستم سازی کسب و کار

اگر شما اعتقاد به سیستم سازی کسب و کار خود ندارید هدف ها و پیشرفت های پیشرو خود را از دست می‌دهید.

شما فکر کنید قطعاتی از یک سیستم اتومیبل را در کنار خود دارید، هر یک از این اجزاء به تنهایی هیچ کاربردی ندارند مگر آنکه هدف از آن راه اندازی و حرکت دادن اتومبیل باشد. تقویت هر کدام از این اجزاء به تنهایی نمی‌تواند نتیجه مطلوبی که مد نظر داریم را برای ما فراهم سازد و در نتیجه سیستم سازی اتفاق نیفتاده است.

اگر بخواهیم یک مثال دیگر در سیستم های کسب و کار آنلاین بزنیم که این مساله برای شما واضح تر شود می‌توان فروشگاهی و یا نفری را که هیچ تجربه ای از سایت های فروشگاهی ندارد برای خود یک سایت بزند.

فروشگاه‌های اینترنتی تازه کار برای ابتدا نیازی به یک سیستم مدیریت محتوای اختصاصی یا همان CMS ندارند زیرا هم هزینه متفاوت و هم زمان بیشتری را برای راه اندازی آن از فرد می‌گیرد ولیکن به جای آن می توان از CMS های آماده همچون وردپرس استفاده نماید تا هم استراتژی عملکردی آن ها و هم شناخت این زمینه را با اندک زمان و هزینه تجربه کنند. در نتیجه از بهینه سازی های جزئی هم باید در دستورالعمل های کسب و کار استفاده کرد.

تمرکز بر تیمی بودن نفرات

در کسب و کار ها تیمی کار کردن نفرات مهم تر از تجربیات نفرات در مجموعه می‌باشند. نفرات بخشی از دستورالعمل‌های سیستم را پیاده سازی می کنند تا به صورت هماهنگ اهداف محقق شود. صاحبین کسب و کار باید طوری نفرات را در کنار هم قرار دهند تا دستورالعمل ها و فرآیندهایی که کمک دهنده به سمت هدف می‌باشند را بتوانند به خوبی اجرا کنند.

اگر بخواهیم شرح وظایف نفرات را توضیح دهیم شامل سه قسمت مجزا می‌باشد:

1. اجرای دستورالعمل ها
2. کارهای خارج از دستورالعمل های تعریف شده
3. هماهنگی با تیم جهت رسیدن به هدف

اگر به دستورالعمل‌های خود استمرار داشته باشید به نفرات تیم خود کمک کرده‌اید زیرا باعث می‌شود تا در کار خودشان متخصص شوند. تخصص در فرد برای هر دو طرف سودهی به همراه خواهد داشت. تخصص گرایی یک واژه کلیدی در کسب و کار شما می‌باشد.

مراقب باشید! تا با استفاده از تشویقات فردی، فردگرایی را در سیستم ترویج ندهید. همیشه به خاطر داشته باشید که در سیستم سازی کسب و کار از بهینه سازی جزئی دوری کنید.

اگر شما صاحب یک مشاغل کسی و کار هستید با ویژه مدیریت منابع انسانی آشنا هستید. شما باید مفاهیم تشویق، استخدام، گزینش، آموزش و ... را بدانید. هر سازمان به صورت مشخص یک شایستگی را به همراه دارد.

شایستگی را با کلمه وظیفه در نظر بگیرید، گام هایی که در دستورالعمل در نظر دارید را یک وظیفه در نظر بگیرید.

اگر می‌خواهید مدل شایستگی را تهیه کنید وظایف را تبدیل به چند شایستگی کنید. شایستگی می تواند از نوع مهارت، نوع برقراری ارتباط و پشتیبانی باشد.

لازم به ذکر است قبل از همکاری با فرد از شایستگی و توانایی آن مطلع باشید. پیشنهاد می شود جهت آشنایی شما با فرد و بالعکس یک دوره آزمایشی مشخص را تعیین کنید تا در صورت عملکرد خوب آن را جذب نمایید. یادتان باشد سرمایه های شما نیروی انسانی مجموعه شما هستند. پس به یاد داشته باشید سرمایه انسانی است که می تواند شما را به هدف نزدیکتر کند.

استفاده درست از ابزارها

اگر شما از ابزارهای دسترس به درستی استفاده کنید نتیجه و کارآمد بهتری را دریافت می‌کنید. طی بررسی دانشمندان یکی از دلایل باقی ماندن گونه ها در طبیعت استفاده درست از ابزارها می‌باشد. این استفاده درست برای انسان ها در جهت سیستم سازی استفاده می‌شود و حیوانات از این سیستم محروم هستند. استفاده از ابزارها معیاری برای سنجش هوش و پیش بینی و مدیریت سریع تر می‌باشد.

اگر بخواهیم برای روشن تر شدن موضوع یک مثالی بزنیم، فکر کنید به قبل از اینکه شبکه یا اینترنت راه اندازی شود بروید، اگر می‌خواستیم خدمات خود را به صورت کامل شرح دهیم یا باید آن را به صورت کاغذی چاپ و به صورت حضوری بین عموم پخش می‌کردیم، بعد از آن هم معلوم نیست شما بتوانید جامعه هدف را قرار دهید یا خیر. در نتیجه استفاده از ابزارهای مناسب برای بقاء و ارتقاء کسب و کار شما یک گام اساسی می باشد.

چهار کلمه کلیدی را برای سیستم سازی کسب و کار خود در نظر بگیرید، حتی پیشنهاد می شود این چهار واژه کلیدی را بر روی یک کاغذ یادداشت و مدام به آن فکر کنید.

چهار کلمه کلیدی در سیستم سازی کسب و کار با استفاده از ابزارهای مناسب:

1. حذف یا خودکار سازی کارها
2. آسان تر کردن کارها
3. مدیریت زمان و تسریع روند کارها
4. ارزان تر کردن کالا یا خدمات

به عنوان مثال می‌خواهیم ابزارهایی که در کسب و کار دیجیتال نقش دارند را بررسی کنیم:

وردپرس: یک سیستم مدیریت محتوا وب سایت می باشد، که میتوان با هزینه و زمان مناسب یک وب سایت با گرافیک مورد نظر داشته باشید. با استفاده از این وب سایت می‌توان کارهای خود را ارتقاء و حتی آن را خودکار سازی کنید. در نتیجه نیازی به برنامه نویسی، هزینه های سنگین، صرف زمان و ... ندارید و با یک استفاده درست از این ابزار به هدف مطلوب خود می‌رسید.

اسکایپ: با ایپدمی کرونا بسیاری از سازمان ها و شرکت ها به صورت دورکاری و جهت جلوگیری از شیوع این بیماری استفاده از این نرم افزار ارتباطی را در روند کار خود قرار دادند. این روند به صورتی است که برای مصاحبه، جلسات حضوری و ... فقط با استفاده از اینترنت، هزینه ها و زمان را به خوبی مدیریت کنند و در نتیجه به هدف مطلوب خود برسند.

چت آنلاین وب سایت: بسیاری از کاربران در هنگام ورود به سایت دسترسی به تماس با پشتیبانی را به دلایلی ندارند، استفاده از ابزارهایی هم چون چت آنلاین پشتیبان در وب سایت باعث می شود تا با استفاده از این ابزار مشتریان خود را از دست ندهیم و بتوانیم مشتریان جدید را برای سازمان و یا مجموعه جذب نماییم.

Trello: اگر شما به صورت تیمی بر روی یک پروژه کار می کنید، برای هماهنگی بین نفرات دیگر لازم نیست تک تک بین آن ها تماس بگیرید و در جریان پروژه خود باشید، پلتفرم آنلاین ترلو به شما کمک می کند تا کلیه پروژه خود و روند را به صورت کلی مشاهده و مدیریت کنید.

نتیجه:

سعی کردیم در این مقاله به صورت کامل از مزایای سیستم سازی کسب و کار برایتان شرح دهیم تا بتوانید کسب و کار خودتان را مدیریت و آن را افزایش دهید.

سیستم سازی، کارخانه پول سازی ماست.

با سیستم سازی با کمترین زمان، درآمد خود را افزایش و زمان را مدیریت می کنیم.

با داشتن هدف، سیستم سازی، دستورالعمل ها، مهارت های گروهی نفرات و استفاده درست از ابزارها، سیستم سازی خود را شروع کرده و اعتقاد به عملکرد خود داشته باشید تا بتوان به نتیجه و هدف مطلوب رسید.

امدادوب را به دوستان خود پیشنهاد دهید ....

وکیل سرا | طراحی سایت شرکتی